Werkzeuge fürs Wesentliche

Von der Buchhaltung über die Warenwirtschaft bis zum Kundenmanagement: Ohne Software läuft nichts mehr. Diese gibt es als Installation im Unternehmen und immer häufiger aus der Cloud.

Von Iris Quirin 13.12.2016

© Getty Images/Brand X

Als Ulrike Mombaur und Annegret Gerlach im Jahr 2013 ihren Onlineshop MyCoralie gründeten, standen sie vor vielen Herausforderungen. „Onlinehandel zu betreiben, ist mehr, als nur einen Webshop einzurichten und Pakete zu verschicken“, sagt Mombaur. Die individuelle Kundenbetreuung, die Suchmaschinenoptimierung und das Onlinemarketing gehören zu ihren Aufgaben. Die Buchhaltung ist dabei eine eher lästige und zeitaufwendige Pflichtaufgabe. Anfangs beauftragten sie dafür einen Steuerberater.

Als die Nachfrage nach ihrer Bademode für kurvige Frauen und Accessoires für die schönste Zeit des Jahres anstieg, fehlte den Gründerinnen jedoch bei dieser Lösung der direkte Zugriff auf die Zahlen. Sie schauten sich nach einer Alternative um, die einfach zu bedienen sein sollte und auf die sie vor allem von ihren beiden Standorten – Kelkheim bei Frankfurt am Main und München – zugreifen konnten. „Uns war schnell klar, dass nur eine Onlinelösung diesen Ansprüchen gerecht werden kann“, erklärt Ulrike Mombaur.

Die Händlerinnen entschieden sich für Sage One des Softwareanbieters Sage, das sie 30 Tage lang testen konnten. Die browserbasierte Software läuft auf jedem Endgerät, das über einen Internetzugang verfügt. „Früher mussten wir noch Dokumente hin- und herschicken, heute ist alles online und stets abrufbar. Jetzt wissen wir jederzeit, wo wir stehen“, erzählt Mombaur. Von Vorteil findet sie auch, dass mit der Onlinelösung die Kosten fest kalkulierbar sind, da die Rechnungen sich auf das Programm beziehen und nicht auf die getätigten Buchungen.

Für eine monatliche Gebühr kann sie nicht nur die Software nutzen, auch Updates werden regelmäßig eingespielt. So ist die Software stets aktuell und entspricht neuesten gesetzlichen Bestimmungen. „Es kommen immer nützliche Funktionen hinzu. So können wir nun etwa Belege hochladen, die das System automatisch einliest“, sagt die Onlinehändlerin. Das erleichtere ihr und ihrer Geschäftspartnerin die Arbeit.

Webbasierte Businesslösungen
Ob für die Rechnungs- und Angebotserstellung, die Buchhaltung, die Zeiterfassung, die Unternehmensplanung, das Kundenmanagement oder die Auftragsverwaltung: Der Trend im Digitalzeitalter geht in Richtung Cloud. Nach Ergebnissen des „Cloud Monitors 2016“ der Berater von KPMG in Zusammenarbeit mit dem Digitalverband Bitkom setzt bereits mehr als jedes zweite mittelständische Unternehmen Cloudlösungen ein. Diese werden von traditionellen Softwareherstellern wie Sage, Godesys, CAS oder Lexware, neben den Serverinstallationen angeboten, wie auch von spezialisierten Cloudanbietern, wie Fortnox, Scopevisio, WeClapp, Exact Online oder Fastbill.

Die Software aus der Cloud ist besonders beliebt bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Start-ups. Die Nutzer benötigen nur einen Internetzugang, um ihr Geschäft starten zu können. Für die Bereitstellung, den Betrieb, die Updates und die Sicherheit der Software sorgt der Anbieter. Nach dem Pay-per-use-Prinzip bezahlen sie nur das, was sie auch nutzen, und können die Geschäftsanwendung aus der Cloud flexibel an den tatsächlichen Bedarf anpassen.

Auch wenn der Start ohne Software-Unterstützung bei kleinen Händlern noch funktioniert, ist es nur eine Frage der Zeit, bis sie nicht mehr ohne sie auskommen. So genügten Stefan Hartig, Gründer der Firma Hartiste Teamwear in Cottbus, anfangs noch Excel-Listen für die Auftragsabwicklung. Hartig hat sich auf die Ausstattung und Ausrüstung von Sportvereinen mit Produkten bekannter Markenhersteller spezialisiert. Ihnen bietet er individuell bedruckbare Trikots, Pokale, Taschen oder Bälle an.

Mobiler Datenzugriff
Neben dem Ladengeschäft in Cottbus betreibt er einen Onlineshop. Als das Geschäft anzog, suchte er eine einfach zu bedienende Bürosoftware, mit der er wiederkehrende Angebote und Rechnungen schnell und unkompliziert erstellen kann. Die fand er bei Fortnox, einem Anbieter von Cloudsoftware für kleine und mittelständische Unternehmen. Fortnox bietet sieben Module über das Internet an, von denen Hartig drei Bausteine nach seinen Bedürfnissen zusammengestellt hat: Rechnungsstellung, Angebote und Kundenmanagement (CRM). „Im CRM-Modul hinterlegen wir alle Kundeninformationen und alle dazugehörigen E-Mails samt Anhängen. Wir speichern alles direkt dem jeweiligen Kunden zugeordnet ab und müssen nichts mehr zusammensuchen“, erklärt Hartig.

Ein zunehmend wichtiger Aspekt bei der Unternehmenssoftware ist die mobile Verfügbarkeit: Smartphones und Tablets gehören für die meisten Firmen und Betriebe zur Standardausstattung. Mehr als jeder zweite Angestellte arbeitet heute zumindest teilweise mobil. Die ortsunabhängige Verfügbarkeit war auch einer der Punkte, warum sich Nico Wien, Inhaber von Baustofflust in Scharbeutz an der Ostsee, für eine Cloudlösung von Scopevisio entschieden hatte. Im Einsatz sind Programme für die Abrechnung, die Buchhaltung und das Dokumentenmanagement. „Als Baustoffberater und Handelsagentur bin ich für meine Kunden oft unterwegs und möchte auf Anfragen schnell und flexibel reagieren können“, sagt er. „Cloudlösungen erleichtern meine Arbeit erheblich und machen mich von meinem Bürostandort unabhängig.“


Checkliste
Worauf Händler beim ­Softwarekauf achten sollten

Art der Bereitstellung: Kleine Unternehmen sparen bei Cloudlösungen Investitionen in Hardware, Anpassung, Wartung und Pflege. Wer besondere Anforderungen hat, fährt mit einer Vor-Ort-Installation besser, da sich diese Variante deutlich mehr an die individuellen Anforderungen anpassen lässt. Allerdings sollte eine Vor-Ort-Betreuung sichergestellt sein.

Bedienbarkeit: Die Anwender sollten bei der Auswahl mitentscheiden. Denn die Prozesse und Funktionalitäten müssen sich leicht an individuelle Bedürfnisse anpassen lassen, und die Software muss ergonomisch und leicht zu bedienen sein.

Releasesicherheit: Der Anbieter sollte bei Lizenzmodellen zusichern können, dass die Software nicht bei jedem Update aufwendig neu angepasst werden muss.

Mobile Verfügbarkeit: Handelsunternehmen arbeiten zunehmend mobil. Die Mitarbeiter wollen auch unterwegs auf die für sie wichtigen Anwendungen zugreifen können.

Zukunftssicherheit: Der Anbieter sollte am Markt etabliert sein, damit der Support und die Weiterentwicklung der Software gesichert sind.

Schlagworte: Cloud, Unternehmen, Speicher, Software

Kommentare

Ihr Kommentar