Unendliche Weiten

Wie die Crew von Star Trek bisweilen im Weltall droht auch manch Einzelhändler die Orientierung zu verlieren, wenn er auf dem Planeten Erde ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) implementieren will. Wie Unternehmen ein solches komplexes Großvorhaben professionell angehen.

Von Eva Neuthinger 23.07.2019

© iStock/Jacom Stephens

Qual der Wahl: Mittelständische Firmenchefs tun sich schwer, sich für ein ERP-System zu entscheiden.

Das Projekt läuft bereits seit einem Jahr. „Und wir brauchen vermutlich noch weitere gute anderthalb Jahre, bis unser neues ERP-System tatsächlich im Einsatz ist“, erklärt Thorsten Heckrath-Rose, Geschäftsführer des Unternehmens Rose Bikes mit Stores in Bocholt, München und Posthausen. Der Fahrradspezialist bewegt sich steil auf Wachstumskurs. Deshalb muss die Firma mit Massendaten professionell umgehen können. „Wir brauchen ein ERP-System, um von der Artikelanlage bis zum Warenausgang die Beschaffungs- und die Materialbewegungsprozesse für die Logistik sowie für die Produktion abzubilden. Außerdem ist es uns wichtig, dass unser ERP-System die sehr komplexen Abläufe einer CustomMontage zuverlässig darstellt“, erklärt der Firmenchef.

Zunächst formulierte ein Team intern ein grobes Anforderungsprofil für das ERP-System. „Dann mussten die Anbieter einen mehrstufigen Auswahlprozess durchlaufen, bis wir uns für einen von ihnen entschieden haben“, erinnert sich Heckrath-Rose. Zuerst filterte er sukzessive die relevanten Softwarehäuser. Mit vier Anbietern führte Rose Bikes einen Pitch durch. „Alle bekamen Use Cases und mussten dann unserem Projektteam die Anwendung zeigen“, sagt der Firmenchef. Am Ende stand der Favorit fest. „Mit diesem haben wir nochmals ganz bewusst vor Vertragsunterschrift in mehreren Workshops mögliche Lösungen eruiert. Hintergrund war, dass wir für beide Seiten größtmögliche Sicherheit in puncto Inhalte, Kosten und Timeline erzielen wollten“, so Heckrath-Rose.

Offenbar genau die richtige Strategie. „Bei der Einführung eines ERP-Systems handelt es sich um eine teure und strategische Entscheidung. Sie wird die betrieblichen Prozesse für die nächsten zehn Jahre wesentlich mitbestimmen“, erläutert Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender des Softwareunternehmens Godesys in Mainz. Der Markt aber ist aufgrund der Vielzahl der Anbieter extrem unübersichtlich. Auswahlhinweise gibt beispielsweise das Fraunhofer-Institut anhand eines Marktvergleichs von ERP-Systemen (siehe Kasten).

Nicht unter Zeitdruck entscheiden

Mittelständische Firmenchefs haben es schwer, die richtige Wahl zu treffen. Norbert Gronau, Wirtschaftsinformatiker und Professor der Universität Potsdam, meint: „Auswahlverfahren von ERP-Systemen werden in der Regel eben nicht auf Basis langfristiger Erfahrungen durchgeführt. Häufig eilt es, weil die momentan eingesetzte Software nicht mehr den Anforderungen entspricht.“ Der Experte weiß aus seiner Erfahrung als Berater, dass sich viele Unternehmer unter erheblichen Zeitdruck setzen. „Das kann fatal sein, zumal sie in der Regel auch vom Verhalten der jeweiligen Anbieter abhängig sind“, sagt Gronau. Andererseits aber dürfe der Prozess nicht unnötig ausgedehnt werden, „um die Einführung nicht zu verteuern“, rät der Experte. Ein Spagat, den Firmenchefs nur mit einer entsprechend professionellen Projektgestaltung meistern können.

Im ersten Schritt definieren Einzelhändler, wofür sie ihr ERP-System benötigen. „Was sind die Zielvorgaben, welche Prozesse sollten verbessert werden? Wir raten dazu, eine Problemliste zu erstellen. Aus dieser lassen sich in der Regel individuell die Schlüsselfunktionen herausfiltern, die die Lösung erfüllen sollte“, sagt Kühl. Er rät davon ab, bei Ausschreibungen lange Fragebogen an die Softwarehäuser zu senden. „Unternehmer vertrauen besser auf die Intelligenz ihres Vertragspartners und konzentrieren sich weitgehend auf diese Schlüsselfunktionen“, empfiehlt Kühl. Systeme, bei denen ein Anbieter alle Prozesse mit einer Lösung erschlägt, sind ohnehin keine gute Lösung. „Eine leistungsfähige Software definiert sich als offenes System, das über Schnittstellen und Konnektoren zur Anbindung verfügt“, meint Kühl.

Erfahrene Berater hinzuziehen

Das sollte man sich anhand der eigenen Daten zeigen lassen. „Präsentationen sind in der Auswahlphase sicherlich das Mittel der Wahl. Unternehmen konzipieren am besten knappe Szenarien aus den wichtigsten Unternehmensbereichen, um nicht in wenig sinnvolle Standardvorführungen hineinzulaufen“, warnt Gronau. In diesen ersten Workshops trennt sich in der Regel bereits die Spreu vom Weizen. „Wenn Firmenchefs bisher keine Erfahrung mit Softwareauswahl haben, fehlt ihnen allerdings oft die Expertise, die relevanten Unterschiede zu erkennen. Sie beurteilen eine Präsentation mitunter ausschließlich danach, wie sehr die präsentierten Oberflächen ihren bekannten Office-Produkten gleichen“, so Gronau.

Dann hilft ein erfahrener Berater. Der ERP-Spezialist sollte Erfahrung im Einzelhandel mitbringen und sich mit den Anforderungen der eigenen Branche auskennen. Einzelhändler können sich einen Referenzkunden nennen lassen, den sie ansprechen können. Gronau warnt: „Wir raten davon ab, im Netz zu googeln und einfach einen der dort erstgenannten Anbieter auszuwählen.“

Ein Alleingang war auch Unternehmer Heckrath-Rose zu riskant. Er wird professionell beraten: „Wir haben uns von Beginn an Experten ins Boot geholt. Wir behalten unsere Consultants als Trusted Advisor sicher noch weiter im Projekt, um unser Team bis nach der Implementierung zu unterstützen.“

Hilfe bei der Implementierung

ERP Logistics ist seit 2004 die Plattform des Fraunhofer-Instituts für Material­fluss und Logistik (IML) für Projekte und Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit ERP-Systemen stehen. Die Spezialisten beraten Unternehmen von der Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse bis zur Auswahl eines geeigneten ERP-Systems, das es ermöglicht, ungenutzte Digitalisierungspotenziale im Unternehmen auszuschöpfen und Wettbewerbsvorteile zu generieren.

erp-logistics.com

Schwierige Wahl

 

Norbert Gronau, Professor an der Universität Potsdam, berät Unter­nehmer bei der Auswahl eines ERP-Systems. Einzelhändlern, die ein solches Großprojekt angehen wollen, gibt er diese vier wesentlichen Tipps:

 

Information ist Holpflicht.

Unternehmer sollten Auszeichnungen unabhängiger Gremien, Veröffentlichungen in Fachmedien, Anwenderberichte aus der eigenen Branche sowie die Präsenz des Softwarehauses am Markt recherchieren, wenn sie sich für einen Anbieter interessieren.

Qualitative Kriterien zählen.

Firmenchefs kalkulieren häufig zu Beginn der Planung, wie viel Kapital sie für die Anschaffung des ERP-Systems in die Hand nehmen wollen. Die Budgetplanung sollte sich aber an der Produk­­tivität des Systems orientieren. Wenn sich ein ERP-System innerhalb kurzer Zeit amortisiert, kann sich eine erhöhte Investitionssumme rentieren.

Konzentration ist gefragt.

Als wirtschaftlich erweist sich ein Auswahlprozess, wenn er sich auf die wesentlichen Anforderungen des Unternehmens an das neue ERP-System beschränkt und nicht alle möglichen Analysen voranstellt.

Serviceleistungen prüfen.

Der ERP-Systemanbieter bleibt über viele Jahre Sparringspartner. Der Einzelhändler geht eine langfristige Partnerschaft ein. Daher sollte der Service unbedingt stimmen.

 

Schlagworte: ERP, Enterprise-Resource-Planning, Logistik

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