Digitalisierung

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Schneller, effizienter, moderner: Die interne Kommunikation läuft bei fortschrittlichen Einzelhändlern längst über Smart­phone oder Smartwatch. Wie Mitarbeiter-Apps den Informations­austausch verbessern und helfen, Prozesse zu optimieren.

Von Eva Neuthinger 17.03.2020

© Getty Images

Trend: Smarte Kommunikation mit Mitarbeitern

Jens Arne Jänecke erinnert sich noch gut an das Faxgerät mitten im Büro und an den Protest seiner Mitarbeiter, als er dieses entsorgen wollte. Das war vor rund drei Jahren, kurz nach der Übernahme eines Lebensmittelmarktes mit rund 4 100 Quadratmetern Fläche. Inzwischen hat sich viel verändert bei Edeka Jänecke in Adendorf bei Lüneburg. Zwar steht das Faxgerät immer noch da, weil es im Informationsaustausch mit einigen Lieferanten noch gebraucht wird. Aber: „Wir haben enorm in die Digitalisierung investiert und unsere Prozesse in puncto Effizienz deutlich vorangebracht“, sagt Jänecke. Zum Beispiel läuft die interne Kommunikation unter den rund 75 Mitarbeitern inzwischen vielfach über digitale Medien.

So tragen alle Mitarbeiter auf der Fläche, ausgenommen die Kassenkräfte, vom Betrieb gestellte Smartwatches am Handgelenk. „Wir müssen keinen mehr ausrufen oder suchen, wenn er an einem bestimmten Platz dringend gefragt ist. Wir erreichen jeden per Message, wo immer er sich gerade im Geschäft befindet“, erläutert Jänecke. Jedem Mitarbeiter sind dabei bestimmte Zuständigkeiten zugeordnet. „Wir sprechen hier von Rollen“, sagt Jänecke. Weil Textnachrichten jedoch nur eingeschränkte Möglichkeiten bieten, sind alle Führungsmitarbeiter zusätzlich mit Smartphones für den ausführlichen mündlichen Informationsaustausch ausgestattet.

Im Vergleich zu vielen anderen mittelständischen Einzelhandelsunternehmern ist Jänecke technisch fortschrittlich aufgestellt – aber kein Einzelfall. „Immer mehr Händler planen Investitionen in die smarte Kommunikation mit Mitarbeitern“, sagt Cetin Acar, Projektleiter beim EHI Retail Institute und Mitautor einer aktuellen Studie zu den IT-Trends im Handel. Schätzungsweise knapp jedes dritte Einzelhandelsunternehmen will danach entsprechende Medien und Applikationen bereitstellen.

„Immer mehr Händler planen ­Investitionen in die smarte ­Kommunikation mit Mitarbeitern.“

Cetin Acar, Projektleiter Forschungsbereich IT beim EHI Retail Institute

Sortiment stets im Blick

Die Filialisten haben den Trend erkannt – zumal sie selbst erheblich profitieren, weil interne Abläufe beschleunigt und warenwirtschaftliche Prozesse effektiver abgewickelt werden können. Beim Drogeriemarkt dm sind beispielsweise rund 25 400 Mitarbeiter-Smartphones in den mehr als 2 000 Märkten im Einsatz, die den Mitarbeitern unter anderem vor Ort App-basierte Informationen zum Sortiment oder zur Warenwirtschaft liefern. Sie sehen auf dem Smartphone zum Beispiel, ob einzelne Artikel in einer Nachbarfiliale verfügbar sind, oder sie können ausverkaufte Artikel erfassen, um eine Bestandskorrektur vorzunehmen.

Unkomplizierter Austausch

„Die Filialteams nutzen zudem verschiedene Office-Apps, um zum Beispiel innerhalb eines Marktes bestimmte Aufgaben im Blick zu behalten“, sagt Selina Ulmer, IT-Expertin der Tochtergesellschaft dmTech in Karlsruhe, die derartige Funktionen mitentwickelt hat. „Auch die von uns eingeführte dm-Lernwelt steht auf dem Smartphone zur Verfügung und ermöglicht den Mitarbeitern ein einfacheres und flexibles Lernen“, ergänzt Ulmer.

Während dm sich bereits mit den Verbesserungen der App beschäftigt, steht beim Warenhaus-Filialisten Globus in Sankt Wendel der Roll-out bevor. Die Globus-Mitarbeiter-App befindet sich seit November vergangenen Jahres zunächst im Testbetrieb. Erste Funktionen sind unter anderem die Einsicht in das Mitarbeiter-Zeitkonto und den Schichtplan sowie das digitale Versenden von Krankmeldungen. Darüber hinaus haben Globus-Mitarbeiter die Möglichkeit, auf News aus dem Unternehmen zuzugreifen. Diese werden exklusiv für die App erstellt und erreichen den Mitarbeiter so viel schneller.

„Viele Mitarbeiter in den SB-Warenhäusern haben bisher keinen Zugriff auf das Globus-Intranet – mit der App erweitern wir also den Kreis jener, die digitale Informationen empfangen können“, sagt Christian Rittner, verantwortlich für den Bereich Mitarbeiterservice bei Globus. Künftig könnte die interne Kommunikation auf diesem Weg mehr Streukraft erreichen.

Ähnlich ist die Funktion der Mitarbeiter-App des Modehauses Ramelow mit acht Standorten in Norddeutschland. Über zwei Streams informiert sie seit zwei Jahren die 350 Mitarbeiter über Neuigkeiten im Unternehmen und in den einzelnen Filialen. „Wir achten darauf, dass wir nur unternehmensrelevanten Content bereitstellen. Anregungen kommen von den Mitarbeitern selbst, ein verantwortliches Team setzt diese um“, sagt Clara Becker, Head of Marketing & Digital Operations bei Ramelow. Zwar brauchte es einige Monate, bis sich dieses Informationsmedium etabliert hatte. „Inzwischen aber findet es fast jeder richtig gut“, betont Becker.

Positiv fällt auch das Feedback der Führungskräfte und Mitarbeiter des Edeka-Händlers Jänecke zur smarten Kommunikation aus: „Die Watches sind beliebt, weil formeller wie informeller Austausch reibungsloser und unkomplizierter als früher ablaufen“, so der Firmenchef. Vor allem aber sieht er einen wesentlichen Pluspunkt der Uhren gegenüber dem Smartphone: „Man hat im Tagesgeschäft immer die Hände frei.“ ●

Wie Sie die interne Kommunikation verbessern

Vor einer Investition in digitale Informationstechnik ist es wichtig, die internen Kommunikations­wege zu analysieren und Ziele für mehr Effektivität in den Abläufen zu erarbeiten. Worauf Sie unbedingt achten müssen:

 

1. Überprüfen Sie Ihre ­Informationskultur

Wie transparent und diskussionsoffen wollen Sie sein? Wie und in welchem Umfang wollen Sie Mission und Werte, die strategische Ausrichtung, unternehmerische Entscheidungen, konkrete Zahlen und Ergebnisse kommunizieren? In welchem Umfang ist darüber ein Austausch mit den Mitarbeitern gewünscht? Diese Fragen sollten Sie vorab beantworten.

2. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter

Begreifen Sie die digitalen Medien auch als Instrument, um Mitarbeiter zu begeistern und sie enger ans Unternehmen zu binden. Über rein betriebliche Funktionen hinaus lassen sich mittels Mitarbeiter-Apps zum Beispiel private Kommunikationsforen bereitstellen, Bonifizierungen für den privaten Einkauf organisieren oder Gewinnspiele veranstalten.

3. Definieren Sie die Prozesse

Mitarbeiter-Apps sind bestens geeignet, interne Prozesse zu professionalisieren. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit, über Regallücken zu informieren oder Waren umstandslos nachzuordern. Die Unterstützung klassischer Omnichannel-Prozesse, wie Instore Pickup und Instore Return, ist ebenfalls möglich. Auch Lösungen für das mobile Kassieren sind bereits auf dem Markt. Legen Sie also fest, welche Funktionen jetzt und in Zukunft in Ihre App integriert werden sollen.

4. Wählen Sie die richtige Technik

Die gewählten Smartphones oder Smartwatches sollten besonders robust sein, über leistungsfähige und lange haltbare Akkus verfügen sowie mit dem innerbetrieblichen Betriebssystem und den aktuellen Anwendungen kompatibel sein.

Schlagworte: Digitalisierung, Kommunikation

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