Fallstricke umgehen

Arbeitsplanung klingt nach einer guten Sache. Die eigenen Vorhaben effizient umzusetzen, daran scheitern allerdings etliche Chefs. Denn dazu braucht es Disziplin und Übung.

Von 16.04.2018

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Der Marktleiter schließt die Tür auf und schon überfallen ihn die Mitarbeiter mit Fragen. 30 Minuten später kommen die Kunden herein und direkt auf ihn zu. Denn auch sie sprechen am liebsten mit dem Chef. Bis zum Ladenschluss ist der Marktleiter getrieben – seine Aufgaben von der Warenbestellung bis zur Dienstplanung erledigt er nach Feierabend. Der Inhaber im Elektrogeschäft gegenüber sitzt dagegen hoch konzentriert über den Preislisten seiner Lieferanten. Er scheucht einen Mitarbeiter rigoros aus seinem Büro – und erfährt nicht, dass ein Kunde mit ihm über einen Rabatt sprechen möchte, weil er drei TV-Geräte zugleich kaufen will.

Beide schaden ihrem Geschäft und sich selbst, der eine, weil er sich von außen steuern lässt, der andere, weil er sich auf seine Aufgaben stürzt, ohne nach rechts und links zu schauen. Gemeinsam ist ihnen, dass ihrem Arbeitstag eine Struktur fehlt, mit der sie ihren vielfältigen Aufgaben gerecht werden können.

Mit etwas Disziplin lässt sich das ändern: Zuerst ist zu überlegen, welche Aufgaben es zu erfüllen gilt. Im zweiten Schritt ordnet man die Aufgaben, notiert sie schriftlich inklusive der kalkulierten Zeit, die sie in Anspruch nehmen. Im Arbeitsplan müssen Zeitpuffer eingebaut sein, denn es wird immer etwas Ungeplantes passieren. Es hilft, morgens vor jeder anderen Arbeit auf seinen Plan zu schauen, um nichts Wichtiges zu vergessen. Über den Tag hinweg die erledigten Aufgaben abzuhaken, verschafft Übersicht und verleiht ein gutes Gefühl. Am Abend schließlich gilt es, zu kontrollieren, ob tatsächlich alles geschafft ist.

Die vier Stationen – Aufgaben benennen, planen, umsetzen und kontrollieren – führen in eine Erfolgsspirale, sofern der Ablauf wieder und wieder eingeübt wird. Klingt einfach. Doch in der Praxis lauern zahlreiche Fallstricke. Wer sich gern in Gespräche mit Mitarbeitern oder Kunden vertieft, in seinen E-Mails ertrinkt oder zu lange über Tabellen brütet, droht in Verzug zu geraten. Denn sich selbst so zu managen, dass neben der Arbeit noch genügend Freizeit bleibt, ist für die dauerhafte Leistungsfähigkeit unabdingbar.


„Innezuhalten, wirkt sehr effizient“

Drei Fragen an Markus Dörr, Autor des Buches „Erfolgreiches Zeitmanagement“ in der Reihe „Für Dummies“ und Coach für Manager, Fach- und Führungskräfte in Köln

Wie kann man seine Zeit managen, um die Hektik zu besiegen?
Zeit kann ich nicht in die Hand nehmen oder verteilen, aber der Umgang mit Zeit ist keine Hexerei. Ich muss lernen, mich selbst zu managen. Jeder kennt sich, seine Aufgaben und hat eine Uhr griffbereit. Wenn es Führungskräften dennoch nicht gelingt, ihrer Arbeit eine grobe Struktur zu geben, dann, weil sie agieren wie ein Forstarbeiter, der keine Zeit hat die Säge zu schärfen, und deshalb doppelt so lange braucht, bis der Baum fällt.

Gibt es ein Gegenmittel?
Gut zu planen, ist ein wichtiger Schritt. Aber die meisten Menschen scheitern an der Umsetzung ihrer Pläne. Wenn ich keinen Termin mache, wird nichts passieren. Aber wenn ich zu viele Termine mache oder mich zu schnell ablenken lasse, ist der Zeitplan schon um 10 Uhr morgens Makulatur und meine Laune ist dahin.

Welches Rezept bringt aus Ihrer Sicht am meisten?
Es gibt durchaus eine Reihe von Hilfsmitteln – von der schriftlichen To-do-Liste bis zur App. Jeder muss das Tool finden, das zu ihm passt. Und er sollte seine Baustellen kennen. Innezuhalten, mag nach Luxus klingen, wirkt aber sehr effizient. Ein Tipp: Die letzte Tat vor dem Feierabend sollte es sein, die Ergebnisse des Tages zu kontrollieren und den nächsten Tag zu planen. Dann bleibt die Arbeit im Geschäft.

Schlagworte: Personalpraxis, Zeitmanagement, Selbstorganisation, Markus Dörr

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