Checkout-Management : Zur Kasse, bitte!

Der Bezahlvorgang prägt, wie Kunden ihr Einkaufserlebnis empfinden. Zugleich ist kaum ein Bereich so kostenintensiv wie der Checkout, denn dort laufen in stationären Läden die Fäden zusammen. Beim Einsatz elektronischer Kassensysteme ist der Handel überdies von gesetzlicher Seite gefordert.

Von Elke von Rekowski 26.01.2016

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Die klassische Registrierkasse ist längst Schnee von gestern. Aktuelle Systeme arbeiten elektronisch und können oft weitaus mehr als nur kassieren. Vor allem im Filialgeschäft sind zum Beispiel ausgeklügelte Systeme zum Self-Checkout auf dem Vormarsch. Je nach Kundenandrang lassen sich derartige Modelle flexibel einsetzen, ohne dass die Kosten für nicht benötigtes Personal in die Höhe schössen. Ein entscheidender Faktor, denn immerhin entstehen rund 24 Prozent der gesamten Filialprozesskosten an der Kasse.

Händler müssen sich zudem vermehrt dem Trend zum Multichannel-Vertrieb stellen. „Eine im Auftrag von Epson durchgeführte Studie belegt, dass Kunden immer anspruchsvoller werden und von einem modernen Ladenlokal sowohl die gute Beratung des stationären Handels als auch die Flexibilität des Onlinehandels erwarten“, sagt Michael Rabbe, Head of Business Systems Sales EMEA bei Epson. Viele neue Kassensysteme bieten deshalb die Verknüpfung von stationärem Handel mit der virtuellen Welt an. So lassen sich zum Beispiel Warenbestände kanalübergreifend checken. Zudem können über die Kassensysteme Kundendaten erfasst werden, um später individualisierte Aktionen zur Kundenbindung durchführen zu können.

Ein weiterer Trend im Bereich Kassensysteme heißt Mobilität. Mobile Systeme werden in diesem Zusammenhang oft zum Kernstück der Ausstattung am PoS. Händler erwägen heute vermehrt die Anschaffung mobiler Kassensysteme auf der Basis von Tablets, um die stationären Terminals zu ergänzen. So hat zum Beispiel das amerikanische Marktforschungsunternehmen RIS Retail Info Systems in seiner Studie „The Mobile PoS Effect“ ermittelt, dass solche mobilen Services von bis zu 65 Prozent der großen Handelsunternehmen derzeit intern diskutiert, geplant oder sogar schon umgesetzt werden. Hierzulande steckt der Trend zwar vielfach noch in den Kinderschuhen; er wird sich jedoch auch in Deutschland schrittweise durchsetzen, sind Branchenbeobachter überzeugt.

Elektronische Kassensysteme im Visier des Fiskus

Doch neben steigenden Kundenansprüchen und dem Wunsch nach höherer Wirtschaftlichkeit sorgt auch etwas anderes dafür, dass elektronische Kassensysteme derzeit stark im Fokus stehen. Schätzungen der Finanzverwaltung zufolge entgehen dem Staat zwischen fünf und zehn Milliarden Euro pro Jahr, weil Firmen ihre Umsätze falsch oder sogar gar nicht erfassen. Das soll sich ändern: „Jahrelang ist die Finanzverwaltung beim Thema Registrierkasse eher großzügig verfahren. Damit ist seit einiger Zeit Schluss. Die Verwaltung setzt die Vorschriften verstärkt durch. Die Einzelhändler sollten sich daher Gedanken machen, ob ihre Kassen den aktuellen Finanzverwaltungsvorgaben entsprechen“, empfiehlt Jochen Bohne, Abteilung Steuern beim Handelsverband Deutschland (HDE).

Bereits Anfang 2015 hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass bei programmierbaren Kassen allein das Fehlen der Betriebsanleitung sowie der Protokolle von nachträglichen Programmänderungen die Finanzverwaltung zur Hinzuschätzung der Einnahmen berechtigt. In diesem Jahr wird es nun ernst für den Handel, denn spätestens 2017 dürfen dem Experten zufolge keine Kassen mehr eingesetzt werden, die die Anforderungen der Finanzverwaltung nicht in vollem Umfang erfüllen. „Ab 2017 müssen die Einzeldaten unveränderbar für mindestens zehn Jahre gespeichert und von der Finanzverwaltung abgerufen werden können. Zudem gehörte zu einem ordnungsgemäßen Kassensystem schon immer auch die Dokumentation der Kassenprogrammierung, wie Bedienungs- und Programmieranleitung“, so Bohne.

Zwar hat die Finanzverwaltung eine Übergangsfrist gewährt. Kassen älterer Bauart können demnach noch bis Ende 2016 weiterbenutzt werden, obwohl sie nicht alle Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllen. Das heißt, einfache Kassen, bei denen abends ein Z-Bon bei gleichzeitiger Löschung der Einzelbons des Tages erstellt wird, dürfen zwar bis maximal Ende 2016 weiterbenutzt werden. Hierfür gibt es laut dem HDE-Experten jedoch eine wichtige Einschränkung, die nicht übersehen werden darf: „Auch während der Übergangsfrist müssen technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen vorgenommen werden.“ Das bedeutet, dass der Unternehmer sich beim Hersteller oder bei seinem IT-Dienstleister beziehungsweise Kassenhändler erkundigen muss, ob etwaige Hard- oder Softwarenachrüstungen durch den Hersteller angeboten werden. „Zur Beweisvorsorge sollte er sich die fehlende Verfügbarkeit von Nachrüstungsmöglichkeiten bestätigen lassen“, rät Bohne. Außerdem muss der Z-Bon alle erforderlichen Angaben enthalten, insbesondere zu Stornobuchungen.


EuroCIS: Shoppen auf allen Kanälen

Vom 23. bis 25. Februar 2016 dreht sich die Welt der Retail Technology in Düsseldorf. Vom Checkout-Management über PoS- und Zahlungssysteme bis hin zu Digital Signage, Warensicherung und Food-Service reicht die facettenreiche Angebotspalette, die so groß ist wie die Herausforderung, die das digitale Zeitalter für den Handel darstellt. Das wachsende Informationsbedürfnis führt zu erhöhtem Interesse für die Branchenplattform: Von 2013 bis 2015 stieg die Zahl der Aussteller um 36 Prozent. Zur kommenden Ausgabe erwarten die Veranstalter – die Messe Düsseldorf mit dem EHI Retail Institute als ideellem Träger der EuroCIS – neue Rekordzahlen.
Erweitert werden auch die Trophäenkabinette einiger glücklicher Gewinner. Denn ein Highlight im Rahmenprogramm der EuroCIS bildet am 23. Februar 2016 die Verleihung der retail technology awards europe (reta europe) durch das EHI. Am 24. Februar wird überdies zur Verleihung des Wissenschaftspreises Handel von EHI und GS1 geladen.
Ausführliche Informationen über die Messe, das volle Programm, Karten und geführte Touren finden Sie hier.


Wer trotzdem weiterhin mit veralteten Systemen arbeitet, muss mit unangenehmen Folgen rechnen: Bei einer Betriebsprüfung drohen dann eine Schätzung der Umsätze und eine Steuernachzahlung. Das kann im Einzelfall teuer werden. Vor allem kleinere Händler wissen jedoch offenbar gar nicht, was da auf sie zukommt. „Viele Anfragen von Steuerberatern und Unternehmen der Barzahlungsbranchen lassen den Schluss zu, dass Unklarheit über die gesetzlichen Anforderungen an eine Kassenführung besteht“, weiß Edo Diekmann von der Oberfinanzdirektion Niedersachsen. Die Finanzbehörde hat deshalb auf ihrer Internetseite je ein Merkblatt für Unternehmer und Steuerberater veröffentlicht. „Grundsätzlich muss jeder Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden“, so Diekmann. Nur bei ganz wenigen Branchen gehe die Finanzverwaltung von der Unzumutbarkeit aus. „Bei allen Branchen, die Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen erzielen, müssen entsprechende Aufzeichnungen geführt werden, um die Zuordnung der Umsätze zum richtigen Steuersatz zu ermöglichen.“

Nicht untätig bleiben

Wie es 2017 genau weitergehen wird, ist noch unklar. Denn derzeit diskutieren Bund und Länder über die Einführung eines Manipulationsschutzes für Registrierkassen, haben aber bislang noch keine Einigung erzielt. Der HDE setzt sich in diesem Zusammenhang dafür ein, dass Einzelhändler nicht unverhältnismäßig belastet werden und Unternehmen, die aufgrund ihrer Struktur nicht betrugsanfällig sind, von kostenträchtigen Aufrüstungsverpflichtungen verschont bleiben.


Das Positionspapier des HDE zum Thema Registrierkassen steht hier zum kostenlosen Download bereit.


Zwar ist es aktuell kaum absehbar, welche technischen Anforderungen das Bundesfinanzministerium letztendlich beschließen wird. Trotzdem sollten Einzelhändler nicht allzu lange untätig bleiben. „Wir gehen davon aus, dass der Gesetzgeber getätigte Investitionen durch Übergangsfristen schützen wird, falls neue technologische Vorgaben eingeführt werden sollten“, betont Bohne. Die aktuelle Situation darf für den Unternehmer in einer Barzahlungsbranche kein Grund sein, sich zurückzulehnen, meint auch der Experte von der Oberfinanzdirektion Niedersachsen. Sein Rat: Händler sollten zeitnah prüfen, ob das bestehende Kassensystem „sicher“ gemacht werden kann oder ob es am Markt Alternativen gibt.

Als sicher gehandelt wird derzeit das sogenannte INSIKA- Konzept (Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme). „Nach dem jetzigen Informationsstand geht die Steuerverwaltung Niedersachsen davon aus, dass bei freiwilliger Nutzung von INSIKA die künftigen technischen Anforderungen für eine Sicherheitslösung erfüllt sind und somit keine Fehlinvestition vorgenommen wird“, so Diekmann. Völlige Sicherheit bestehe allerdings erst, wenn das Bundesfinanzministerium die neuen Anforderungen veröffentliche. Somit wird das Thema vielen Händlern in diesem Jahr unter den Nägeln brennen. Nur klare gesetzliche Vorgaben werden das auf Dauer ändern.

Schlagworte: Bezahlsysteme, Bezahlen, Bezahlverfahren, Kassensystem, Kasse, Checkout

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