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Moderne Schatzmeister

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Grundlage jeder Liquiditätssicherung ist die ­permanente Kontrolle der Zahlungsströme. Innovative Softwarelösungen optimieren den Prozess. Welche Modelle sich derzeit am Markt entwickeln.
Text: Eva Neuthinger

Christian Erhardt steuert seine Liquidität pragmatisch und effizient: Der Fotofachhändler mit Stammsitz in Westerkappeln führt 13 Filialen und einen Onlineshop, mit dem er rund die Hälfte seines Umsatzes erzielt. „Wir halten bei mehreren Banken Eingangskonten, haben aber nur ein Ausgangskonto“, sagt der Geschäftsführer des Unternehmens Foto Erhardt. Damit auf dem Ausgangskonto immer ausreichend Guthaben vorhanden ist, kontrolliert er täglich seine Zahlungsströme. „Wir haben viele Kunden, die bei uns via Click & Collect bestellen. Wir können unseren Umsatz nicht immer einzelnen Filialen zurechnen. Das System hat sich für uns daher bewährt“, sagt Erhardt.

So oder ähnlich agieren viele mittelständische Einzelhändler. Sie führen lokal mehrere Konten bei einer Bank. Einige Firmen haben auch für jede ihrer Filialen eine eigene Bankverbindung, von der beispielsweise die laufenden Kosten wie Miete oder Gehälter der Mitarbeiter abgehen. „Für Einzelhändler mit nur einem stationären Geschäft oder einer überschaubaren Anzahl von Filialen ist ein solches Mehrkontenkonstrukt sicherlich eine probate Lösung und heute ein Standard“, sagt Jürgen Hanke, Cash-Management- und Sanierungsexperte der BBE Handelsberatung in München (siehe unten: „Liquidität besser steuern“).

Je größer aber das Unternehmen, desto komplexer wird das Handling. Die Firmen führen lange Excel-Listen im Rechner, die ihnen einen Überblick über die liquiden Mittel geben sollen. Abhängig von der Größe des Unternehmens erweist es sich jedoch als höchst aufwendig, alles immer à jour und im Blick zu behalten. „Zahlreiche Konten bei unterschiedlichen Kreditinstituten mit einer großen Umschlaghäufigkeit manuell zu managen und Geldbewegungen optimal zu steuern, ist schlicht unmöglich. Die Folge sind hohe ungenutzte Habenbestände auf der einen Seite und Sollzinsen auf der anderen“, sagt Dr. Volker Wittberg, Professor der Fachhochschule des Mittelstands (FHM) in Bielefeld.

Viele Unternehmen verwalten daher ihre Konten üblicherweise mit einer speziellen Software ihrer Hausbanken. Das sind nach einer Studie der Commerzbank mehr als die Hälfte der Firmen. Rund ein Drittel der Unternehmen, so das Ergebnis der Studie, kooperiert dagegen mit externen Softwarehäusern. Mit deren Programmen können sie sämtliche Kontoverbindungen bei allen ihren Banken übergreifend disponieren und erzielen permanente Transparenz über die Zahlungsströme.

Sowohl die Software der Banken als auch jene spezialisierter Dienstleister unterstützen das Controlling durch diverse Features zur Planung, zum Reporting, für Soll-Ist-Vergleiche, die Erstellung von E-Rechnungen bis hin zur konzerninternen Zinsverrechnung. Professionelle Software beinhaltet in der Regel darüber hinaus Tools, um bilanzielle Haftungen zwischen Gesellschaften abzubilden. Das ist insbesondere für Unternehmen relevant, die international agieren. Die Liquiditätssteuerung erfordert hier höchste Professionalität. Mittelständler, die Häuser auch in anderen Ländern führen, ­beschäftigen daher oft Treasury-Experten im Unternehmen. Aufgabe dieser Schatzmeister ist es, die hausinternen Geldströme über alle Filialen, alle Tochtergesellschaften und alle Konten so zu steuern, dass unnötige Zinskosten durch Kontoüberziehungen respektive Kreditrahmen-Überziehungen vermieden werden.

Ein Treasurer muss sämtliche freien kurzfristigen Mittel günstig parken und langfristige Mittel profitabel und sicher anlegen. Fast alle Konzerne arbeiten mit „Treasury and Risk Management“-Software (TRM), vorzugsweise von SAP, Reval (Ion Group) oder Bellin. Daneben sind Anwendungen von Technosis, Wall Street Systems, Hanse Orga und Sungard/FIS im Einsatz. Die Softwarehäuser wollen sich den Mittelstand als Zielgruppe erschließen, einige bieten daher abgespeckte Versionen ihrer Anwendungen an.

Die HypoVereinsbank entwickelte eine innovative Lösung, welche die Aufgabe der Treasurer massiv vereinfacht. Selbst Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften und Einzelhändler mit Filialen arbeiten dabei nur noch mit einem einzigen Konto. Interne Überträge, um Konten untereinander glattzustellen, erübrigen sich. „Die Software- und Servicelösung UC Virtual Accounts ist auch für kleine und mittlere Unternehmen eine Möglichkeit zur effizienten Liquiditätsoptimierung“, erläutert Norbert Mayer, Treasury-Management- und Cash-Management-Experte der HypoVereinsbank in München. An jeden Kunden oder Geschäftspartner kann eine eigene virtuelle IBAN vergeben werden. Tatsächlich wird für die ­Zahlungen jedoch nur ein einziges real existierendes Konto genutzt.

Anhand der virtuellen Unterkonten können zum Beispiel der Gesamtumsatz mit einem Kunden oder alle Zahlungsein- und -ausgänge einer Filiale einzeln ausgewiesen werden. Der Schatzmeister muss sich bei seinem Liquiditätsmanagement jedoch nur noch auf dieses eine zentrale Konto konzentrieren, auf dem alles zusammenläuft.

Solche Systeme sind High-End-Lösungen der führenden Geschäftsbanken. Sicherlich kommen die meisten mittelständischen Einzelhändler wie Fotofachhändler Erhardt sehr gut mit weniger innovativen Anwendungen aus. Die modernen Systeme können aber auch bei ihnen dazu führen, rationeller zu agieren und finanzielle Risiken sowie Transaktionskosten zu senken.

Liquidität besser steuern

Jenseits der Technik basiert ein gutes Liquiditätsmanagement auf einer ­detaillierten Planung und Kontrolle. Experte Jürgen Hanke von der BBE Handels­beratung gibt Tipps, um die eigene Liquidität zu verbessern.

1. Die Liquiditätssituation im Einzelhandel korrespondiert direkt mit den erzielten Umsätzen. Genau hier liegt der Knackpunkt der Planung: Je passgenauer diese Größe prognostiziert ist, desto besser kann die Liquiditätssteuerung sein. Im ersten Schritt planen Unternehmer ihren Umsatz für die kommende Saison sowie die damit verbundenen Ausgaben plus Fixkosten wie Miete, Versicherungen etc. Der Liquiditätsbedarf ergibt sich aus diesen Größen. Im Idealfall liegt eine wöchentliche Vorausschau der Zahlungsein- und -ausgänge vor.
2. Entsprechend disponiert der Einzelhändler seinen Einkauf. Das ist nicht leicht. Das Ziel ist es, nicht zu hohe Bestände zu halten, andererseits aber die Schnelldreher auf Lager zu haben. Um hier immer aktuell zu sein, unterliegt der Warenbestand ebenfalls der permanenten Kontrolle.
3. Ungenehmigte Überziehungen lassen sich vermeiden. Zeichnen sich Liquiditätsengpässe ab, sind die Geldinstitute in der Regel bereit, den Kreditrahmen kurzfristig auszuweiten, um die Situation
zu entschärfen.

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