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Wissen schafft Nähe

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Mitarbeiter benötigen Informationen, um kompetent zu beraten, klug zu entscheiden und geschickt zu handeln. Wichtig ist, den Austausch von Know-how transparent und effektiv zu organisieren, beispielsweise mittels digitaler Tools. Text: Ruth Lemmer

Die letzte Lieferung Herrensocken geht zur Neige. Doch das weiß nur ein Verkäufer, der weder nachbestellt noch sein Zählergebnis dem Chef mitteilt. Aus Nachlässigkeit oder weil er nicht mitdenkt? Der Inhaber eines Möbelhauses hat seine Beteiligung an der Sonntagsöffnung zur Sportmesse in vier Wochen beschlossen, doch unterrichtet hat er seine acht Angestellten nicht. Weil er den Konflikt verschiebt? In beiden Geschäften behindert Geheimniskrämerei gute Arbeitsergebnisse. Wissen zu bunkern, bringt keine Firma voran.

Welcher Informationspfad sich am besten eignet, hängt von der Firmenstruktur ab: Wie viele Standorte und wie viele Mitarbeiter sind mit Kenntnissen, Anweisungen und Neuigkeiten zu versorgen? Gibt es Zeiten, in denen alle Mitarbeiter im Haus sind? Treffen sich Teilzeitkräfte oder liegen ihre Dienststunden zu weit auseinander? Davon hängt ab, ob ein Team sich regelmäßig persönlich trifft – zum Jour fixe – oder der Austausch besser schriftlich erfolgt.

So kann das leicht angestaubt wirkende Schwarze Brett zum Mitteilungszentrum werden. Die Nutzung muss geübt werden. Das funktioniert, wenn die Infos spannend und für die Arbeit wichtig sind. In einem Kästchen daneben werden Vorschläge und Meinungen gesammelt. Versanden dürfen die allerdings nicht. Für jüngere Mitarbeiter, aber nicht nur für diese, sollte der Chef online gehen. Martin Seibert, Geschäftsführer Seibert Media in Wiesbaden: „Die Leute gucken sowieso den ganzen Tag aufs Display, diese Aufmerksamkeit kann man auch geschäftlich nutzen.“

Digitale Werkzeuge helfen, Informationen effektiv und effizient im Unternehmen zu verteilen. Seiberts Ziel: transparente Entscheidungsstrukturen schaffen. In seiner Firma sind alle Geschäftszahlen inklusive der Gehälter transparent. „Wir informieren die Mitarbeiter so, dass sie einschätzen können, warum Rechnungen noch offen sind oder das Girokonto besonders voll ist.“ Es kursieren keine Gerüchte, jeder kann sich auf seine Arbeit konzentrieren.

Der Informationsfluss mäandert über unterschiedliche Strecken. Aber Mitarbeiter brauchen in jedem Fall Raum, um Informationen auszutauschen: real in der Kaffeeecke oder Sozialstube, digital in einer kleinen geschlossenen Firmengruppe oder in größeren Filialbetrieben im Intranet und mit einem Organisationstool. Das elektronische Werkzeug verhindert Nähe nicht, es schafft sie. Stetig und zuverlässig – wie auch der Jour fixe am Montagmorgen zum Wochenstart oder am Samstag zum Wochenende.

 

Online organisieren

WhatsApp
Kostenlos. Nachrichten, Fotos, Videos, Dokumente, Tabellenblätter, Präsentationen per Internetverbindung von Telefonen. GruppenChats zum Austausch. Für kleine oder Anfängerteams. Nicht besonders sicher. Kaum kontrollierbar.

Trello
Kostenlos. Organisationstool: ToDo-Listen, Aufgaben zuweisen, Projekte, Drop­‑ box-Dateien, Kommentare. Offline-Arbeiten werden synchronisiert beim Onlinestart. Leicht verständliche Zusammenarbeit.

Basecamp
Bis 50 Nutzer optimal. 99 US-Dollar/Monat. Organisationswerkzeug. Transparente Kommunikation im Team, Zugriff auf Aufgaben- und Terminverwaltung, gemeinsamer Zugriff auf Daten und Meldung bei Veränderungen. Keine deutsche Version.

Linchpin mit Atlassian Confluence
Ab 250 Nutzer. 24.800 Euro/Jahr inklusive Lizenzen. Personalisierte Online-Kommunikationszentrale, ausgelegt auf viele User. Intuitive Bedienung. In der Zusammenarbeit an Texten und mit Dateien unkompliziert und stark.

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