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Betriebsprüfer können schon bei kleinen formalen Mängeln in der Buchhaltung teure Schätzungen vornehmen. Einzelhändler sollten sich rechtzeitig auf die verschärfte Gangart des Fiskus vorbereiten. Die wichtigsten Tipps. Text: Eva Neuthinger

Gerd-Kurt Schwieren führt in der Kölner Innenstadt seit 30 Jahren ein Optikergeschäft. Regelmäßig im Abstand von sieben bis zehn Jahren hat der Einzelhändler Besuch vom Betriebsprüfer. Von Abschreibungen über die Bewertung des Warenlagers bis zur Besteuerung des Geschäftswagens kommt alles auf den Tisch. „Wir haben damit schon Routine und regen uns nicht mehr auf “, so der Firmenchef, der auch Vorstand des Handelsverbands Nordrhein-Westfalen im Bezirk Aachen-Düren Köln ist. Von hohen Nachzahlungen blieb Schwieren bisher verschont. Wohl auch deshalb, weil er diese Termine mit seinem Steuerberater gut vorbereitet. „Wir sind mit unserer Buchhaltung immer aktuell. Vor dem Termin müssen wir in der Regel nur noch unsere Unterlagen und Datensätze heraussuchen“, erklärt Schwieren.

Das ist der Idealfall, aber eben alles andere als die Regel. „Betriebsprüfungen enden sehr häufig mit Nachzahlungen“, erklärt Ulrike Grube, Steuerstrafrechtlerin der renommierten Kanzlei Rödl und Partner. Die Beamten stöbern bisweilen so lange in den Unterlagen, bis sie eine Schwachstelle gefunden haben – und handelt es sich auch nur um Peanuts. Unternehmer können sich aber schützen. Denn die Fiskaldiener setzen Prüfschwerpunkte, die bekannt sind (siehe Kasten „Unter der Lupe“). Dabei ist die digitale Betriebsprüfung derzeit ein großes Thema. Das erscheint aus Sicht des Fiskus auch gut so. „Es ist natürlich für alle Beteiligten schneller und praktikabler, auf Daten statt auf Ordner zurückzugreifen“, sagt Grube. Dies ermöglicht nicht nur eine umfassendere, sondern auch eine detailliertere und tiefere Prüfung als früher.

Vorsicht bei Rechnungen per E-Mail
Beispiel elektronische Rechnungen: Vorsicht ist geboten, wenn Einzelhändler per Mail erhaltene Rechnungen in Empfang nehmen. Dann unterliegen sie strengen Formvorschriften gegenüber dem Fiskus. „Werden diese nicht eingehalten, kann der Betriebsprüfer die gesamte Buchführung verwerfen und die Einnahmen bis zu zehn Prozent höher schätzen, als in der Steuererklärung  angegeben“, warnt Oliver Hubl, Partner der Kanzlei Hubl & Partner in Alfter bei Bonn. So sind die Dateien in einem manipulationssicheren Format zu archivieren. Word-Dateien fallen genauso wenig darunter wie PDF-Formate. „Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind die Firmen auf der sicheren Seite“, weiß Hubl.

Zum anderen besteht der Fiskus auf einem bestimmten Verfahren, wenn Papierrechnungen digitalisiert werden. Beim sogenannten ersetzenden Scannen will der Fiskus den gesamten Prozess nachvollziehen können. Das bedeutet: Der Unternehmer muss jeden Arbeitsschritt dokumentieren. Festzuhalten ist beispielsweise, wer im Betrieb zum Einscannen berechtigt ist, wer die Daten später überprüft und wie das Dokument archiviert wird.

Hohe Zusatzschätzungen drohen
Der Fiskus will sich einen genauen Einblick in die Organisation jeder Firma verschaffen können – sobald steuerrelevante Daten elektronisch verarbeitet werden. Und zwar mittels der sogenannten Verfahrensdokumentation – einer umfassenden und lückenlosen Beschreibung, wie die Firma etwa mit Belegen, Rechnungen oder der Geschäftskorrespondenz umgeht.

Jegliche Software, die zum Beispiel dazu genutzt wird, Rechnungen zu schreiben, alle Zugriffsrechte auf steuerrelevante Dateien und Ordner, jedes Detail der internen Rechnungsprüfung: Der  Betriebsprüfer will derartige Informationen in vollem Umfang elektronisch oder auf Papier in einer Kladde aufgezeichnet haben. „Liegt sie bei der nächsten Betriebs prüfung nicht vor und findet der Finanzbeamte kleinste Fehler in der Buchführung, dann kann er gezwungen sein, umgehend hohe Zuschätzungen vorzunehmen“, erklärt Steuerexperte Hubl.

Noch hängt es von der Gangart des jeweiligen Sachgebietsleiters im Finanzamt ab, wie streng die Betriebsprüfer vorgehen. In NRW und Rheinland-Pfalz sind Firmen bereits betroffen. In wenigen Jahren aber dürfte die Finanzverwaltung fast überall auf ein solches Handbuch pochen. „Eine fehlende oder auch eine unvollständige Verfahrensdokumentation sehen wir als Einfallstor für den Fiskus, Nachzahlungen zu fordern“, warnt Hubl. Es geht in der Diskussion mit den Fiskalbeamten dann nicht mehr um steuerliche Fragen – etwa ob ein Betriebsmittel noch anerkannt wird, weil es auch privat genutzt wird. Es rücken vielmehr formelle Mängel in den Vordergrund. Optiker Schwieren allerdings sieht aufgrund seiner Erfahrung und der Unterstützung seines Steuerberaters auch dem gelassen entgegen.

 

Unter der Lupe

Die Schwerpunkte einer Prüfung ändern sich jedes Jahr – und variieren von Finanzamt zu Finanzamt. Dafür interessieren sich die Fiskaldiener bei Einzelhandelsunternehmen derzeit ganz besonders:

Bewertung der Bestände: Die Kriterien, nach denen Bestände bewertet werden, sollen nachvollziehbar sein. Ein Grund für einen niedrigen Ansatz des Lagers kann beispielsweise sein, wenn sich in einem Handelsgeschäft ähnliche Ware nur über Rabattaktionen mit Nachlass verkaufen lässt. Teilwertabschläge führen immer wieder zu Zoff mit dem Finanzamt. Vorsicht ist geboten, hier bewusst niedrige Ansätze zu wählen.

Kassenbuch: Unternehmen mit Registrierkassen hat der Fiskus jüngst den Kampf angesagt – und dies betrifft wohl alle Einzelhändler. Man weiß, dass Unternehmen hier im Nachhinein Änderungen vornehmen können oder Einnahmen nicht durch die Kasse laufen lassen. Deshalb nehmen die Betriebsprüfer die Aufzeichnungen der Kassen besonders unter die Lupe. Statt die Tageseinnahmen einzeln zu vermerken, dürfen die Unternehmen sie in einer Summe ins Kassenbuch übertragen. Das entspricht der gängigen Praxis. Dazu sind mittels einer sogenannten Z-Abfrage die in der Registrierkasse gespeicherten Umsätze und Daten auszudrucken. Diese Z-Bons sind aber vollständig und fortlaufend nummeriert aufzubewahren. Sie müssen darüber hinaus verschiedene Daten enthalten – zum Beispiel Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, aber auch Stornos und Retouren.

Geschenke: Präsente lassen sich steuerlich geltend machen, wenn sie die Grenze von 35 Euro nicht übersteigen. Liegt der Wert darüber, handelt es sich um eine private Ausgabe. Der Firmenchef zahlt dann alles aus eigener Tasche.

Bewirtungen: Belege sammeln lohnt sich. Die Aufwendungen für Einladungen zum Essen mit Geschäftspartnern lassen sich zu 70 Prozent steuerlich geltend machen. Der Betriebsprüfer wird sich die Belege sehr genau ansehen und gegebenenfalls kritisch den Anlass gegenchecken. Je mehr Notizen und Belege zum Termin vorliegen, desto besser.

Vermietung: Die Beamten kontrollieren einzelne Kostenpositionen mitunter vor Ort in der Immobilie – etwa ob der Parkettboden tatsächlich voll und ganz wie angegeben verlegt wurde.

Investitionsabzugsbetrag: Die Angaben stehen regelmäßig auf dem Prüfstand. Unternehmer sollten vor dem Termin alle Nachweise rund um das Investitionsvorhaben und um seine Planung parat haben.

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