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Vom Lager bis zur Haustür

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Wer eine veraltete Warenwirtschaft betreibt, wird über kurz oder lang von der Konkurrenz überholt. Aber auch kleine Händler können mit dem richtigen System und neuen Liefertrends wie Crowd Delivery im digitalen Rennen mithalten. Text: Maximilian Grün, Kölner Journalistenschule für Politik und Wirtschaft

Jan Viehl lässt sich per Tablet durch sein Warenlager leiten. Im hessischen Bad Vilbel verkauft er auf 220 Quadratmetern Tische, Lampen und Wohnzubehör aus recycelten Materialien. Als er das Unternehmen vor rund zwei Jahren gegründet hat, haben er und seine Angestellten noch mit einem einfachen PoS-Kassensystem gearbeitet. Am Anfang ging das noch gut, doch das Geschäft wuchs, immer mehr Produkte kamen ins Sortiment und ein Onlineshop wollte auch noch gepflegt werden. „Das größte Problem war, dass die stationäre Kasse und der Onlineshop nicht verknüpft waren“, erinnert sich Viehl. Das Onlinesystem konnte nicht auf den Bestand im Lager zugreifen. Doch seit rund drei Monaten nutzt er ein Warenwirtschaftssystem.

Ein Warenwirtschaftssystem nimmt Händlern viel Arbeit ab. Mit den richtigen Schnittstellen zwischen den Lieferanten, dem Einkauf, dem Lager und dem Vertrieb kann mit einem solch komplexen Tool effizienter gewirtschaftet werden. Die Software unterstützt etwa die Buchhaltung, den Wareneinkauf, die Lagerwirtschaft, die Steuererklärung und den Onlineshop. Auch Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen und Gutschriften können schneller und einfacher erstellt werden. Die Anbieter für Warenwirtschaftssysteme sind zahlreich und reichen von bekannten Unternehmen wie SAP bis hin zu jüngeren Firmen wie JTL. Bei einer Studie des Handelsverbands Deutschland (HDE) haben 19 Prozent der befragten Händler angegeben, dass sie im Jahr 2017 ihren Investitionsschwerpunkt auf ein Warenwirtschaftssystem legen. 2014 waren es 15 Prozent.

Den Überblick behalten
„Alles dreht sich mittlerweile um Digitalisierung“, ist auch Jungunternehmer Viehl überzeugt. „Es ist wichtig, dranzubleiben und nicht den Anschluss zu verlieren.“ Die Entscheidung für ein digitales Warenwirtschaftssystem sorgt in seinem Fall dafür, dass er den Überblick über seinen eigenen Laden nicht verliert. Früher habe er mehrmals pro Woche Waren zugesagt, die er gar nicht mehr auf Lager hatte, weil die Bestände des Geschäfts und die des Onlineshops nicht miteinander verknüpft waren. „Irgendwann“, sagt er rückblickend, „wurde das einfach zu kompliziert.“

„Händler sollten ihre Waren nicht nur im Kopf oder in verschiedenen Systemen verwalten, sondern mit einem guten Warenwirtschaftssystem“, bestätigt Ulrich Binnebößel, Experte für Logistik und Zahlungsverkehr beim HDE. Es sei die Grundlage eines erfolgreichen Händlers und notwendig, um im digitalen Rennen nicht von der Konkurrenz abgehängt zu werden. Eine Studie des Bundesverbandes E-Commerce und Versandhandel von 2016 hat gezeigt, dass rund 40 Prozent von über 1.000 befragten Konsumenten mittlerweile lieber online einkaufen als im klassischen Einzelhandel. Doch digitale Shops können nur mit einem digitalen Warenwirtschaftssystem effizient betrieben werden.

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Wo der Unternehmer früher noch seine Bestände persönlich nachzählen und ständig zusehen musste, dass ausreichende Stückzahlen eines Produktes vorrätig waren, benachrichtigt ein Warenwirtschaftssystem den Händler automatisch, wenn der Bestand zur Neige geht. Im optimalen Fall muss dann nur noch eine vom System automatisch erzeugte Bestellung bestätigt werden. Die eintreffende Ware kann daraufhin per EAN-Barcode eingelesen und in den Bestand aufgenommen werden. Bedient wird alles per App, zum Beispiel auf einem Tablet.

Das System füttern
Ein voll automatisierter Einkauf klingt für Möbelhändler Viehl noch wie Zukunftsmusik. Zwar sei sein neues System in der Lage, den Einkauf vollständig in Eigenregie zu managen, jedoch müsse er bis dahin viel Vorarbeit leisten. Denn ein Warenwirtschaftssystem muss zunächst mit Daten gefüttert werden. „Wenn ich mein System nicht richtig pflege, bringt mir auch die beste und teuerste Anwendung nichts“, weiß Viehl. Produktbeschreibungen, Strichcodes, Gewichte, Lagerorte, Preise: All das will von Hand für jedes Produkt erfasst werden. Viehl hat momentan rund 1.000 Artikel im Sortiment. Er schätzt: „Es wird ungefähr ein Jahr dauern, bis alles perfekt im System erfasst ist.“ Danach aber müsse er nur noch ab und zu neue Artikel einpflegen.

Obwohl Viehl momentan noch eine Menge Arbeit mit seinem Warenwirtschaftssystem hat – hilfreich ist es für ihn trotzdem schon. Für 100 Bestellungen habe er früher mit einer Mitarbeiterin rund sieben Stunden aufwenden müssen, sagt er. Rechnungen, Lieferscheine und Packlisten mussten händisch erstellt werden. Heute brauche er für dieselbe Menge nur noch zweieinhalb Stunden.

Doch nicht jedes Warenwirtschaftssystem passt zu jedem Unternehmen. Ein Textilunternehmen, so Ulrich Binnebößel vom HDE, benötige ein anderes System als der lokale Elektrofachhandel oder die Apotheke um die Ecke. „Regionale Handelsverbände bieten Händlern eine erste Beratung an“, sagt der Experte. Eine solche hat auch Jan Viehl genutzt. Der HDE habe ihm wichtige Tipps gegeben und in vielen Fragen weitergeholfen. Zudem tauschte er sich in Onlineforen mit anderen Händlern aus. „Es ist sehr hilfreich, mit anderen ins Gespräch zu kommen, die den ganzen Prozess schon hinter sich haben“, sagt Viehl. Auf Facebook gebe es viele Gruppen, in denen Händler Kontakte knüpften. Einige Anbieter von Warenwirtschaftssystemen bieten Onlinemeetings an: Per Teamviewer schalten sie sich auf den Rechner des Interessenten und präsentieren ihre Software auf seinem Bildschirm.

Standardversionen und High-End-Pakete
Auch wer nicht tief in den Geldbeutel greifen möchte, findet ein passendes Produkt. In der Regel lizensieren die Anbieter mehre Versionen ihrer Software – von einer abgespeckten Standardversion bis hin zu High-End-Paketen, die gleich einen Onlineshop mitliefern. Einige Hersteller bieten sehr einfache Tools an, die dafür aber kostenlos sind. Ansonsten ist ab rund 30 Euro im Monat eine einigermaßen umfangreiche Software erhältlich.

Der Preis hängt zudem von der Größe des Unternehmens, den eigenen Ansprüchen sowie den potenziellen Updates ab. Da die Tools bei Bedarf aktualisiert und ausgebaut werden können, müssen die User nicht alle paar Jahre ein neues System einführen. Vor der Entscheidung für ein Warenwirtschaftssystem solle man sich genau überlegen, was es leisten müsse, rät Binnebößel. „Wo stehe ich? Wo will ich hin? Was brauche ich dafür?“ seien die entscheidenden Fragen, die sich Unternehmer stellen sollten.

 

CROWD DELIVERY

NIMMST DU DAS MAL MIT?

Lokale Läden benötigen keine großen Logistikunternehmen für den Versand ihrer Waren. Eher jemanden, der ein paar Straßen weiter für sie ausliefert. Dank Crowd Delivery geht das sogar günstig.

Onlinekunden wissen ganz genau, was sie wollen: nach der Bestellung das Produkt so schnell wie möglich in Empfang nehmen. Einer der erfolgreichsten Player in diesem Bereich ist sicherlich der Onlinegigant Amazon. Die riesige Auswahl und die zeitnahe Lieferung sind ein Alleinstellungsmerkmal, mit dem kleinere Unternehmen nur schwer mithalten können. Der neue Liefertrend „Crowd Delivery“ jedoch könnte dem Einzelhandel diesbezüglich einen Joker in die Hand spielen.

Dank Crowd Delivery können sich Kunden ihre Produkte von Privatleuten liefern lassen – und das innerhalb weniger Stunden. Entsprechende Onlineplattformen und Apps vermitteln die Paketboten. Ein Beispiel: Kunde Müller bestellt auf der Website des lokalen Elektrohändlers einen Stabmixer. Weil er das Gerät schon am Abend zum Kochen braucht, hätte er es gerne so schnell wie möglich. Der Elektrohändler gibt seine Lieferanfrage in der Crowd-Delivery-App ein, ein Algorithmus sucht und findet einen privaten Boten, der in der Nähe wohnt. Der Kurier holt kurze Zeit später den Mixer beim Unternehmer ab, fährt zur Zieladresse und übergibt den Küchenhelfer Herrn Müller an der Haustür. Der Elektrohändler musste dafür keinen Fuß vor die Ladentür setzen. Die Ware ist innerhalb weniger Stunden beim Abnehmer.

Nur eine Handvoll Crowd-Delivery-Anbieter gibt es momentan auf dem deutschen Markt. Packator ist einer von ihnen. Seit 2016 bietet das Unternehmen seinen Service in Deutschland an. Im ersten Jahr lieferte das Start-up nur in Berlin aus, seit Mai dieses Jahres sind die „Packator-Heroes“ bundesweit unterwegs. Vom Studenten bis zum Rentner kann sich jeder für diese Dienstleistung bewerben. Auch professionelle Zusteller gehören zu den rund 2.000 Kurieren, die momentan für das Unternehmen aktiv sind. Die Preise für eine Lieferung variieren bei allen Anbietern je nach Paketgröße und Route. Kleine Pakete werden für rund fünf Euro innerhalb einer Stadt ausgeliefert. Wer größere Produkte versenden will, zahlt entsprechend mehr. Auch der Versand von XXL-Ware ist möglich – dafür wird der Preis individuell mit dem Anbieter ausgehandelt.

Der Gründer und Geschäftsführer von Packator, Michael Walser, kennt die Lieferprobleme der Einzelhändler genau. „Viele von ihnen wissen nicht, wie sie auf Angebote wie Same-Day-Delivery von Amazon reagieren sollen“, weiß Walser. Dabei seien doch sie diejenigen, die mit ihren Läden oft nur wenige Kilometer vom Kunden entfernt lägen und ihn deshalb auch besonders schnell beliefern könnten. Genau deswegen seien Einzelhändler eine spannende Zielgruppe für Crowd-Delivery-Unternehmen. Der Händler könne durch die zeitnahe Lieferung den Onlinegiganten die Stirn bieten. Dieser Ansicht ist auch Stephan Seeck, Professor an der Berliner Hochschule für Technik und Wirtschaft. Lokale Läden benötigten keine großen Logistikunternehmen für den Versand ihrer Waren. Eher jemanden, der sie ein paar Straßen weiter ausliefere – für die „letzte Meile“, wie Seeck sagt. Viele Kunden würden nicht nur auf den Preis schauen, sondern eher auf den Service. Und wenn der lokale Einzelhandel den gleichen Service biete wie Amazon und Co., dann würden die Kunden auch wieder im Geschäft um die Ecke einkaufen. „Das ist eine wertvolle Nische, die Händler besetzen können.“

 

 

Dieser Artikel ist Teil der Serie „Disruption – Wie die Digitalisierung den Handel revolutioniert“.

Stationärhandel: Algorithmen und alte Tugenden
Omnichannel-Handel: Auf allen Kanälen
Marketing: Follower und Vogelgezwitscher

Die Serie ist in Zusammenarbeit mit der Kölner Journalistenschule für Politik und Wirtschaft entstanden.

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