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Firmenwagen flottmachen

© Daimler AG

Beim Management von Geschäftswagen haben viele Einzelhandelsunternehmer noch enorme Potenziale, ihre Prozesse zu optimieren und Kosten zu sparen. Welche Maßnahmen wirklich greifen. Text: Eva Neuthinger

Wenn deutsche Firmen beim Fuhrpark Kosten sparen wollen, dann versuchen sie zunächst einmal, ihren Spritverbrauch und ihre Aufwendungen für die Wartung zu senken. Das zeigt auch indirekt das aktuelle Umfrageergebnis des Fuhrpark-Barometers der Leasinggesellschaft Arval, bei dem Unternehmer befragt wurden, wofür sie Telematik einsetzen. Einzelhändler haben aber noch weit mehr Möglichkeiten, ihre Prozesse rund um den Firmenwagen zu optimieren und damit Kostenspareffekte zu erzielen. Ausgewählte Beispiele für mittelständische Einzelhändler:

Onlinekontrolle
Webbasierte Reportingsysteme für die Fahrzeugflotte setzen sich mehr und mehr durch. Onlinereporting bietet Unternehmen die Möglichkeit, alle relevanten Fakten rund um den Fuhrpark permanent im Blick und immer auf dem aktuellen Stand zu haben. Unter der Marke Connect Business bietet beispielsweise Mercedes-Benz Connectivity Services seit Anfang April solche Konnektivitätsdienste und digitale Lösungen für Flotten- und Geschäftskunden an. Unternehmer und Fuhrparkmanager verwalten ihre Flotte dabei im webbasierten Portal. Mithilfe von intelligenten  Analyse- und Reporting-Tools können Fahrzeuge bedarfsgerecht gesteuert werden. Beispiel: Der Unternehmer weiß genau, wann seine Autos wieder gewartet werden müssen und kann vorausschauend disponieren. „Neben einem effizienten Routen- und Einsatzmanagement durch ortsbezogene Funktionen ermöglicht Connect Business auch Kostensenkungen im Fuhrpark. Beispielsweise können durch Überprüfung des korrekten Reifendrucks ein niedrigerer Kraftstoffverbrauch und weniger Reifenverschleiß erzielt werden“, sagt Geschäftsführer Christoph Ludewig. Firmen schließen einen Rahmenvertrag ab und buchen so ihr individuelles Leistungspaket.

Elektronische Fahrtenbücher
Außerdem haben die Stuttgarter ein automatisiertes digitales Fahrtenbuch im Portfolio. Es wird vollautomatisch vom Fahrzeug geschrieben und ersetzt somit das papierbasierte Fahrtenbuch. Im privaten Modus werden keine Positionsdaten an den Fuhrparkmanager übertragen, während bei geschäftlichen Fahrten die einzelnen Wege und Strecken aufgezeichnet werden. Man muss allerdings wissen: Es gibt bei elektronischen Fahrtenbüchern kein Zertifikat des Finanzamts. Deshalb sollte bei derartigen Serviceleistungen immer geprüft werden, inwieweit diese den Anforderungen des Fiskus entsprechen. Der Einzelhändler hat keine Garantie, dass sein elektronisches Fahrtenbuch am Ende anerkannt wird. Die Firma Vimcar hat sich hier mit ihrem Fahrtenbuch einen Namen gemacht. Die Lösung wird vom Steuerberaterverband sowie von der Datev, der Genossenschaft der Steuerberater, empfohlen. Im Firmenwagen wird ein Plug-&-Play-Transponder installiert, der alle für das Finanzamt relevanten Daten registriert. Nach dem Parken erscheinen neue Wegstrecken in der Fahrtenbuch-App auf dem Smartphone. Die Übertragung erfolgt mit einer integrierten SIM-Karte.

Outsourcing
Deutlich weniger Verwaltungsaufwand lässt sich erzielen, wenn der Einzelhändler das Handling seiner Flotte komplett an externe Dienstleister ausgliedert. Arval, herstellerunabhängiger Anbieter von Full-Service-­Leasing für Pkw und leichte Nutzfahrzeuge, bietet beispielsweise die operative Steuerung des gesamten Fuhrparks an. Von der Versicherung über das Schadenmanagement,­ ­Wartung, Verschleiß und Reifenwechsel bis hin zum Tankkartenmanagement übernimmt der Dienstleister. „Wir unterstützen den ­Unternehmer bei seiner strategischen Ausgestaltung der Car-Policy, beraten ihn in puncto Kosten- und Prozessoptimierung oder liefern umfassende und individuell ­gestaltete Reportings inklusive Handlungsempfehlungen“, fasst Christian Schüßler, Commercial Director bei Arval, zusammen.

Bonusprogramme
Mobilitätsanbieter Athlon will mit dem Konzept My Benefit Kit am Markt punkten. Die Idee: Wer bei der Auswahl des Firmenwagens Verzicht übt und sich etwa für ein kostensparendes Modell entscheidet, kann dafür weitere Extras, wie zum Beispiel ein Smartphone zur privaten Nutzung, Zuschüsse zur Kindertagesstätte oder auch ein Ticket für den Nahverkehr bekommen. Die Leistung bleibt sogar sowohl für das Unternehmen als auch für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Effekte für beide Parteien liegen auf der Hand: „Der Unternehmer profitiert von einer Kostenreduktion beim Fuhrpark und einer deutlich gesteigerten Mitarbeitermotivation“, sagt Helma Karohl, Commercial Director bei Athlon (siehe Interview).

 

„Nur was gemessen wird, kann verbessert werden“

Helma Karohl, Commercial Director bei Athlon, über die wichtigsten Einsparchancen beim Fuhrpark.

Welche Möglichkeiten haben Einzelhändler, speziell beim geleasten Firmenwagen Kosten zu sparen?
Üblicherweise werden Kosteneinsparungen durch Einkaufsvorteile aufseiten der Leasinggesellschaften erzielt, da diese in großen Mengen einkaufen und dadurch höhere Nachlässe erzielen können. Dies erstreckt sich beispielsweise auf die Fahrzeuge selbst, aber auch auf Bereiche wie Reifen, Wartung oder Versicherung. Ihre Expertise bildet vielfach die Basis für eine Schadensteuerung in ein günstigeres Reparaturnetz. Dies führt auch zu niedrigeren Schadenquoten und Versicherungsprämien.

Wie gehen Unternehmer am besten vor, wenn sie sich verbessern wollen?
Nur was gemessen wird, kann auch verbessert werden. Demnach ist es essenziell, Prozesse zu erfassen, zu messen, zu bewerten und gegebenenfalls an Spezialisten auszulagern. Im Bereich Fuhrpark bieten sich hierfür Leasinggesellschaften an, die gleichzeitig auch das Risiko für die Fahrzeuge übernehmen.

Wo liegen möglicherweise die Gefahren für den Unternehmer?
Ein grundsätzliches Risiko bilden hohe Endabrechnungen, die durch entsprechende Schadenabrechnungen und Mehr-Kilometer-Cent-Sätze zustande kommen. Daher sind Unternehmen bei der Auswahl des Leasinggebers immer gut beraten, sich die Endabrechnungsmodalitäten genau erklären zu lassen.

Helma Karohl, Commercial Director Athlon. Anklicken zum Vergrößern. © Athlon/Gebhard Bücker

Helma Karohl, Commercial Director Athlon. Anklicken zum Vergrößern. © Athlon/Gebhard Bücker

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