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Wie beim Puzzle

Spezielle IT-Programme unterstützen die Händler, ihr Personal optimal und gut informiert einzusetzen.

Mittwochmittag, 11.45 Uhr, in einem großen Verbrauchermarkt: Kathrin Krause steht vor der Fisch-Bedienungstheke und wartet. Sie muss Geduld aufbringen, weil sich die nette Auszubildende hinter der Theke zwar bemüht, aber sichtlich überfordert ist. Tut ihr Leid, aber die junge Frau weiß nicht, wie man den Pangasius zubereitet. Sie entschuldigt sich und erklärt: „Unsere Erstverkäuferin ist krank, die Vertretung in Pause.“ Sie selbst arbeite eigentlich an der Fleischtheke.

Diese Momentaufnahme wirft kein gutes Licht auf das Handelsunternehmen. Eine gute Personaleinsatzplanung kann solche Fehlbesetzungen vermeiden. Aber wie schafft ein selbstständiger Kaufmann oder Filialleiter es tatsächlich, alle Abteilungen, Bedienungstheken und Kassen optimal zu besetzen? Die Planung „von Hand“, sprich mit einer Zettelwirtschaft oder einer Plantafel, stößt spätestens seit den längeren Öffnungszeiten im Handel an ihre Grenzen. Öffnungszeiten von 90 Stunden oder mehr pro Woche erfordern zwangsläufig mehr Mitarbeiter als früher, viele davon in Teilzeit, um die Stoßzeiten abzudecken. Wer auf dem Computer fit ist, kann eine Excel-Tabelle anlegen, das erleichtert das Puzzle. Komfortabel wird das Arbeiten erst mit speziellen IT-Programmen für die Personaleinsatzplanung (PEP).

Ab wann lohnt sich der Einsatz einer solchen Software? „Pauschal-Aussagen gibt es nicht“, erläutert Daniel Hessler, Account Manager des Anbieters Ethalon, Hamburg. Die Erfahrungen zeigten, dass entsprechende Software wie zum Beispiel Argos „auch für kleine Händler sinnvoll sein kann“. Mithilfe eines PEP-Programms kann es gelingen, weit mehr als die gesetzlichen und tariflichen Rahmenbedingungen zu erfüllen. Sie bezieht die Qualifikation der Mitarbeiter mit ein, weiß, wann die Mitarbeiter aus familiärer Sicht arbeiten können, berücksichtigt Urlaubspläne und gleicht das alles ab mit den Anforderungen im Markt.

Wettbewerber Micros Systems ist mit seinem Programm Micros Workforce Management im Lebensmittelhandel und im Fashionsektor stark vertreten. Das Unternehmen betont, dass Mitarbeiter im Handel ja nicht nur ein Kostenfaktor sind. Vielmehr sind sie für die Leistungsseite entscheidend, denn Service, Beratung oder Kundenbetreuung kann der Einzelhandel nur mit qualifizierten Mitarbeitern bereitstellen. Die Aufgabe sei, das richtige Personal in der richtigen Anzahl mit der richtigen Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung habe sich sogar als effektives Mittel für Kostenreduzierungen bewährt. Der Einsatz eines PEP-Programms könne zur Umsatzsteigerung beitragen, da durch richtig eingesetztes qualifiziertes Personal Mehr- und Zusatzverkäufe möglich werden.

Edeka-Kaufmann Mike Philipp aus Ettenheim hat die Sache selbst in die Hand genommen, als seine Mitarbeiter wegen der verlängerten Ladenöffnungszeiten plötzlich nicht mehr jederzeit präsent waren. „Ich wollte eine elektronische Pinnwand, damit ich mit einem Mausklick alle Mitarbeiter erreiche“, erzählt Philipp. Eine Software-Firma entwickelte daraufhin das webbasierte Mitarbeiter-Forum. Alle Angestellten sind damit standortunabhängig immer auf dem gleichen Wissensstand. Sogar die mobile Nutzung über Smartphones ist inzwischen möglich.

Das Mitarbeiter-Forum war ursprünglich dazu gedacht, dass alle Beschäftigten personalisiert wichtige Informationen erhalten. Inzwischen hat sich daraus ein großes Tool entwickelt, das nicht nur bei mehreren Edeka-Händlern, sondern auch in Tankstellen und der Gastronomie im Einsatz ist. „Die größte Verbesserung ist, dass die Mitarbeiter selbstständig arbeiten können“, erklärt Philipp. Wenn er eine Mitteilung gesendet hat, sehen das die Mitarbeiter sofort: Ihr Name wird auf dem für alle zugänglichen Computer im Markt — oder an jedem anderen Computer, über den sie sich einwählen — in einer anderen Farbe unterlegt. Je länger die Nachricht ungelesen ist, desto dunkler wird die Farbe. Philipp kann aber auch überprüfen, ob der Mitarbeiter die Nachricht verstanden hat. Bei wichtigen Anweisungen oder Schulungen werden Multiple-Choice-Fragen angehängt, die beantwortet werden müssen. Zweiter großer Vorteil des Mitarbeiter-Forums: die Funktion als Wissensdatenbank. Arbeit sanweisungen, Arbeits- und Urlaubspläne oder die Betriebsphilosophie sind für alle jederzeit abrufbar. „So geht kein Wissen verloren, wenn ein Mitarbeiter kündigt. Und neue Kollegen können sich schnell einlesen“, erläutert Philipp. Alles ist immer auf dem aktuellen Stand. Mitarbeiter können den Außendienstlern auch ohne Outlook-Kenntnisse direkt aus dem Mitarbeiter-Forum heraus E-Mails senden und empfangen. „Das ist eine große Zeitersparnis“, hat er festgestellt.

Die Funktionen des Tools werden ständig erweitert. Gerade wird an der papierlosen Verwaltung der Arbeitspläne gearbeitet. Wenn sich eine Arbeitsschicht ändert, bekommen alle betroffenen Mitarbeiter automatisch eine Nachricht. Wichtig ist Philipp auch da die einfache Bedienung. „Unsere Kunden sind Einzelhändler, keine PC-Freaks“, betont er, der die virtuelle Plattform über die eigens von ihm gegründete Firma Sowado vertreibt.

 

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